“YEAR TO END”. Asegurando el objetivo de ventas de final de año

Toca afrontar el cierre del año y lo último en ventas es “darse por vencido” porque, con el foco adecuado, el  último trimestre puede ser muy efectivo.

En paralelo, la  agenda corporativa, con ligeras variaciones, vendrá marcada por 3 hitos:

  • Octubre. Aprobación del plan anual del próximo año y diseño cambios organizativos asociados.
  • Noviembre.  Comunicación  del plan y de la nueva organización.
  • Diciembre.  Ejecución de reorganización y firma objetivos individuales del próximo año.

Qué corresponde hacer en Septiembre, más allá de  “esperar a ver que pasa”?   Claramente es el tiempo límite de poner marcha todas las acciones y programas que  aseguren  el mejor cierre de año posible. En concreto,  un plan ambicioso, y realista,  de cierre de cierre de año:

  • Dará  visibilidad del “estado de negocio” (ofertas en cartera, proyectos en curso)  real de cara al ejercicio presupuestario de Octubre.
  • Aportará a la organización comercial la “inyección” de motivación asociada a un buen plan si cuenta, además,  con el compromiso de todo el equipo y la dirección.
  • Potenciará el  foco  del equipo  y ayudará a  alejar  de la mente los inevitables miedos y temores propios de los años duros con objetivos comprometidos.

En este sentido las prácticas que se vienen mostrando más efectivas son las siguientes:

1.-EXAMINAR CON REALISMO LA CARTERA COMERCIAL. Consiste en la  revisión pormenorizada de nuestra cartera de ofertas y oportunidades (“sales funnel”) y  una cualificación muy realista de la probabilidad de éxito y de su tiempo de maduración. El resultado ha de ser la previsión (“forecast”) más probable y realista  de cierre de ventas, identificando, pero sin incluir en la previsión, las posibles grandes operaciones (“Major Bids”) que por su peso puedan distorsionar significativamente la cifra de cierre.

En culturas “sajonas”, predominantes en  la mayoría de nuestras grandes empresas, anticipar las posibles “sorpresas” todo lo posible da imagen de autoconfianza y “control del negocio”.  Adicionalmente las áreas de Planificación y Control y Finanzas estarán tremendamente agradecidas de disponer de un dato realista (y sin trampas) de cierre del año, que será el punto de partida presupuestario del nuevo año.  Uno de los mayores “deterioros” en la confianza corporación-unidad de negocio es cuando nada más empezar el año hay que volver a rehacer el presupuesto.

2.- VISUALIZAR LA RUTA AL OBJETIVO.  Este es un ejercicio que involucra a toda la fuerza de ventas.  No basta con identificar  y acordar con el comercial la mejor cifra de cierre posible,  se trata de detallarla, identificar los clientes  y ofertas concretas que hay detrás de esta cifra.  Responde a la pregunta “Que operaciones me van a llevar a mi objetivo de ventas? ” Este grado de concreción pone además en juego  la poderosa herramienta de la “visualización”.  Si este detalle  concreto de las operaciones comerciales  lo acompañamos de una buena matriz de “dependencias” y “riesgos” tenemos un  plan comercial de cierre completo y detallado.  El caso de las muy grandes ofertas (“major bids”) , en que una sola operación pueda asegurar toda la cifra de ventas trimestrales del equipo comercial, ha de someterse a un análisis y tratamiento separado como un “refuerzo” (“upside”) totalmente de contingencia.

3.- POTENCIAR COMPROMISO DEL EQUIPO. Se trata dar “sentido” al plan y  compartir el reto  con todo el equipo no estrictamente de ventas: marketing, preventa, atención al cliente, operaciones de cliente, etc… Si  hay una comunicación bidireccional del plan de cierre y se muestra de forma efectiva (“ejemplificación” ) la involucración efectiva por la parte de la dirección en el soporte a los “riesgos” y “dependencias del plan”  estamos dando credibilidad al mismo, creando compromiso y  “alineando”  todas las funciones que impactan en ventas.

Muchos Directores de Negocio y Directores Comerciales suelen aprovechar el “veranillo de San Miguel” para efectuar  una ronda por las delegaciones territoriales justamente para conocer personalmente  sus planes de cierre  y corresponsabilizarse con los planes de acción acordados. Esta involucración visible ejemplifica y motiva.

4.-EXTENDER AL CANAL. Las tres etapas anteriores son perfectamente aplicables a nuestros distribuidores  para disponer de un plan comercial de cierre por distribuidor  o “partner” que apoye nuestro objetivo de ventas y satisfaga sus hitos de cierre.   Por cierto, excelente oportunidad para “escuchar” al canal y motivarle a través de la co-responsabilidad en el plan de cierre.

5.- Y LOS INCENTIVOS DE FINAL DE AÑO?  Inevitablemente surge a estas alturas la disyuntiva de crear, o no, un incentivo de final de año. No es una medida descartable que, en cualquier caso, hay que evaluarla a la luz del plan de comisiones que se hubiera fijado para el año en curso.

Si hablamos de fuerza de ventas propia (no externalizada, no temporal) y en plantilla, los incentivadores “no monetarios”  tales como :involucración real en los planes,  transparencia en la comunicación, reconocimiento sincero y visible del logro, inversión en herramientas modernas, apoyo al desarrollo de carrera,  tienen mucho más impacto que un incentivo monetario de final de año que, en cualquier caso , de implantarse,  no debería penalizar al “Opex “ comercial (“Cost to serve”) presupuestado.

Habremos conseguido dar foco, generar ilusión en  tiempos de dificultad y  crear un contexto ordenado para abordar el “delicado” ejercicio de crear el presupuesto del próximo año  y los posibles cambios organizativos.

El final de año ya está ahí pero, como se dice en el argot taurino: “hasta el rabo, todo es toro”.

Gráfica 1, Asegurando el objetivo de ventas de final de año

 

(© 2012 | Juan Miguel Poyatos. Todos los derechos reservados)

3 pensamientos en ““YEAR TO END”. Asegurando el objetivo de ventas de final de año

  1. Excelente Juan Miguel, si todas las direcciones de ventas ejecutaran como lo explicas arriba estoy seguro de que tendrian bastante mejores resultados. Sobre todo para los negocios de telecomunicaciones es esencial para entra el nuevo anio con un buen run-rate de ingresos, las ventas del final del Q3 y el Q4 son los ingresos del Q1!

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